[Brèves] Restauration et Covid-19 : les recommandations de la CNIL concernant les « cahiers de rappel »

► En raison de l’aggravation de la situation sanitaire, certains établissements situés dans les zones d’alerte maximale sont soumis au respect d’un protocole sanitaire renforcé qui leur impose de tenir un « cahier de rappel » de leurs clients ; ce « cahier de rappel », quel que soit son support, constitue un traitement de données personnelles soumis au « RGPD » (Règlement n° 2016/679 du 27 avril 2016 N° Lexbase : L0189K8I) ; les établissements mettant en place ces « cahiers » doivent respecter plusieurs principes rappelés par la CNIL dans son communiqué de presse en date du 7 octobre 2020.

Objectif. Les « cahiers de rappel » sont destinés à collecter les coordonnées des clients présents dans les restaurants, les cafétérias ou les établissements de restauration rapide, afin de les tenir à disposition des autorités de sanitaires en cas de contamination de l’un des clients.

Selon la CNIL, les « cahiers de rappel » doivent respecter les cinq principes suivants découlant du « RGPD ».

Collecter uniquement les données nécessaires. Les données à collecter doivent se limiter à l’identité de la personne (nom/prénom) ainsi qu’à un seul moyen de contact (numéro de téléphone). Il est interdit de collecter davantage de données.

Lors de la collecte des données, le restaurateur ne peut pas procéder à un contrôle d’identité de la personne, par exemple en demandant de produire une pièce justificative.

L’établissement doit renseigner la date et l’heure d’arrivée du client afin de pouvoir identifier ceux concernés par une enquête sanitaire et déterminer le point de départ de la conservation des fiches (14 jours).

Limiter l’utilisation des données à la seule transmission aux autorités sanitaires. Les informations collectées dans les « cahiers de rappel » doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des « cas contacts », lorsque les autorités sanitaires (agents des CPAM, de la CNAM, de l’ARS) en font la demande. Toute autre utilisation est strictement interdite.  

Informer les clients. Les clients doivent être informés de l’objet de cette collecte et des droits dont ils disposent concernant leurs données.

Cette information doit être délivrée au moment de la collecte de ses données, et sous un format facilement accessible. Il peut s’agir par exemple d’une mention d’information intégrée sur le formulaire papier ou électronique à compléter par le client, d'un panneau d’affichage visible à l’entrée de l’établissement, etc.

Cette mention d’information doit être claire, précise et simple. Elle devra comprendre :

• l’identité et les coordonnées de l’établissement ;
• l’objectif de la collecte des données (faciliter le traçage des « cas contacts par les autorités sanitaires) ;
• la durée de conservation des données (14 jours) ;
• les droits dont dispose la personne concernée (notamment le droit d’accès et de rectification) ;
• les éventuels destinataires, et en particulier à quelles autorités sanitaires pourraient être transmises ces données au cas où une infection à la Covid-19 serait détectée.

La CNIL a publié un exemple de formulaire à utiliser pour les établissements situés en zone d’alerte maximale, sur lequel figurent les mentions d’information nécessaires.

Une durée de conservation limitée. Les données collectées dans le « cahier de rappel » devront être détruites au bout de 14 jours, conformément aux préconisations du ministère des Solidarités et de la Santé, quelle que soit leur modalité de collecte.

Sécuriser les données. Le restaurateur devra assurer la confidentialité des données collectées sur ses clients.

- Pour un « cahier de rappel » au format papier, il est recommandé de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée, ou de collecter, par le restaurateur lui-même, les informations. Le « cahier de rappel » doit être conservé dans un lieu sécurisé, comme par exemple, dans une armoire ou une pièce fermée à clef. Il ne doit pas être laissé à la vue de tous les clients.

- Pour les autres types de « cahier de rappel » (ex : QR code, formulaire en ligne, etc.), une attention particulière devra être apportée aux points suivants :

• sécuriser l’accès au système d’information utilisé avec un mot de passe « robuste » ;
• ne pas stocker les données collectées sur des matériels non sécurisés (ex : clé USB).

Qu’il s’agisse d’un « cahier de rappel » papier ou non, les informations renseignées par les clients ne doivent pas être accessibles et consultées par l’ensemble du personnel de l’établissement, mais uniquement par des personnes spécifiquement identifiées, comme par exemple, le gérant de l’établissement.

Les établissements hors zones d’alerte maximale. Ils ne sont pas soumis au respect de ce protocole sanitaire renforcé. Pour ces établissements, et au-delà des préconisations rappelées ci-dessus, les « cahiers de rappel » peuvent être mis en place sous réserve de respecter les conditions suivantes :

• justifier de la nécessité du dispositif (ce « cahier de rappel » doit répondre à un besoin que le restaurateur a identifié) ;
• recueillir auprès de chaque client son consentement à la collecte de ses données, et à leur éventuelle transmission aux autorités sanitaires.

Pour que le consentement recueilli soit valable, la personne doit disposer d’un choix réel sans avoir à subir de conséquences négatives en cas de refus. En pratique, cela signifie que le responsable de traitement ne peut pas refuser l’accès à son établissement, si la personne refuse de communiquer ses données. Le recueil de l’accord de la personne peut s’effectuer, par exemple, au moyen d’une case à cocher sur un formulaire en ligne au moment de sa réservation en ligne, de la signature d’un formulaire papier remis lors de son arrivée dans l’établissement, etc.

La CNIL propose également un formulaire pour les établissements qui ne sont pas soumis au protocole sanitaire renforcé.

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