[Evénement] La dématérialisation de la chaîne comptable et financière locale

Le Pôle national de dématérialisation de la Direction générale de la comptabilité publique (DGCP) du MINEFI a engagé, mi-2004, un plan d'actions visant à dématérialiser les documents papier de la chaîne comptable et financière locale. Alain Foucret, chef du Pôle national de dématérialisation, Hélios, dans le secteur public local, est venu faire le point sur cette action, lors d'une conférence organisée sur ce thème par la mission ECOTER, organisme dédié aux collectivités membres, le 24 février dernier. L'enjeu de la dématérialisation, en quelques chiffres :

La dématérialisation constitue un enjeu important pour les collectivités territoriales. En effet, les flux annuels de la chaîne comptable et financière représentent quelque 8 millions d'actes transmis au contrôle de légalité, 98 millions de titres et 77 millions de mandats, 58 millions de bulletins de paye, des millions de pièces des marchés publics, 500 000 documents budgétaires, 1 million de comptes de gestion édités, 2 millions de liasses de 3 kg en stock dans les chambres régionales des comptes... Autrement dit, ces flux ne génèrent pas moins de 500 millions de feuilles de papier par an (soit, plus de 2 millions/jour ouvré), soit 2 500 tonnes de papier, que l'on peut évaluer à 27 millions d'euros, ou encore à 140 hectares de forêt et 62 000 arbres !

Prenons l'exemple de la paye, dans le cadre d'une commune qui rémunère 200 agents. Aujourd'hui, une telle collectivité archive 200 bulletins et 50 feuilles de calcul par mois et adresse au comptable les mêmes documents. La paye mensuelle génère alors 6 000 feuilles/an et lui coûte, tout compris, au moins 2 000 euros.

Pour situer les enjeux, il convient alors de comparer ce chiffre au prix proposé par les éditeurs pour une solution de dématérialisation. Or, il s'agit, peu ou prou, du montant maximum fixé par un certain nombre d'éditeurs.

La conclusion est simple : toutes les communes, qui comptent plus de 200 agents à rémunérer par mois, amortissent en une année la solution de dématérialisation.

Le cadre de la dématérialisation :

La mise en oeuvre de la dématérialisation repose sur la Charte nationale de dématérialisation des échanges de documents papier dans le secteur public local, signée au MINEFI, le 7 décembre 2004, par le directeur général de la Comptabilité publique, onze associations nationales d'élus, cinq administrations centrales de l'Etat et la Cour des Comptes. Cette charte a pour objectif une mise en oeuvre coordonnée, cohérente et efficace de la dématérialisation dans le secteur public local et a pour ambition d'apporter à l'ensemble des acteurs de la chaîne comptable et financière du secteur public local, des principes et règles de fonctionnement communs en tenant compte de leurs attentes et de leurs contraintes respectives.

Proposée par la DGCP, elle est établie et signée par les représentants des trois groupes d'acteurs et partenaires de la dématérialisation, que sont les ordonnateurs, les comptables du Trésor et les juges financiers, auxquels s'associent les représentants des administrations centrales concernées.

La Charte définit les principes fondateurs de tout projet de dématérialisation. Il s'agit du respect de la libre administration des collectivités et établissements publics locaux, du respect des compétences de chacun, et du respect du volontariat.

Les principes arrêtés en partenariat prévoient également que la dématérialisation doit être intégrée de bout en bout. Il s'agit du principe d'intégration totale de la dématérialisation, c'est-à-dire que celle-ci doit être mise en oeuvre par les trois acteurs de la chaîne comptable et financière (les ordonnateurs, les comptables du Trésor et les juges financiers) afin que le juge des comptes reçoive les documents sous forme dématérialisée, et que soit évitée une "matérialisation" de pièces dématérialisées.

Enfin, il s'agit de dépasser les conventions ad hoc et de proposer des cadres nationaux, de privilégier l'échange de données, de favoriser les solutions industrialisables, et de privilégier l'expérimentation.

Les premières actions menées ont ainsi porté sur l'élaboration de conventions nationales type pour dématérialiser les états de paye, les titres de recettes, les mandats, les pièces des marchés publics, les factures et les autres pièces justificatives répétitives. Ces conventions ont pour objet de définir des "solutions de dématérialisation" acceptables par le plus grand nombre, en privilégiant l'échange de données.

Alain Foucret rappelle que, d'ores et déjà, la dématérialisation est possible avec ou sans Hélios : toutes les collectivités dont la trésorerie n'a pas encore migré vers Hélios peuvent dématérialiser dès maintenant, toutes leurs "pièces justificatives". En revanche, à partir de 2007, la dématérialisation des titres et mandats, autrement dit, des données de prise en charge, nécessitera que la trésorerie dispose d'Hélios.

• Revenons au cas de la dématérialisation des bulletins de paye.

Il s'agit du stade le plus avancé. En effet, les acteurs disposent d'un cadre finalisé avec les partenaires : la Convention cadre nationale relative à la dématérialisation des états de paye des collectivités et établissements publics locaux, dans sa version n° 2 du 30 juin 2005, s'inscrit dans le cadre des principes énoncés dans la Charte nationale partenariale relative à la dématérialisation dans le secteur public local et se réfère au cadre national d'acceptation de la dématérialisation dans le secteur public local. L'objet de cette convention-cadre nationale est de définir, d'une part, les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national, c'est-à-dire ayant recueilli l'accord de principe de tous les signataires de la convention cadre nationale (représentants des ordonnateurs, des comptables publics et des juges des comptes), pour dématérialiser les éléments concourant à la liquidation de la paye, et, d'autre part, les normes techniques qui doivent être prises en compte dans chacune des catégories de solutions de dématérialisation des éléments concourant à la liquidation de la paye.

Alain Foucret invite, donc, les acteurs à se reporter à ce document qui contient tous les éléments nécessaires à la mise en oeuvre de la dématérialisation dans ce domaine.

Il rappelle que la solution qui doit être privilégiée est celle de l'échange d'un fichier mensuel des données de paye. Pour ce faire, les données doivent être normalisées selon un schéma XML, et les acteurs doivent disposer d'un outil d'exploitation commun de ces données.

La DGCP a ainsi élaboré l'outil d'exploitation "Xémélios".

Cet outil est donc commun (c'est-à-dire utilisable par l'ordonnateur, le comptable, le juge des comptes), générique et libre de droits. Techniquement, il permet les tris et recherches multiples, l'export sur outil bureautique, la visualisation et, par exception, l'édition.

Téléchargeable sur le site du Minéfi/collectivités locales, il représente, ainsi, une solution opérationnelle à moindre coût, évolutive et qui prépare l'archivage de l'ordonnateur.

En dehors de l'aspect technique, pour formaliser l'accord local, les acteurs pourront se reporter à l'annexe 6 de la convention, qui propose un "Formulaire de déclaration de la solution de dématérialisation des états de paye mensuels retenue".

• La dématérialisation des titres, mandats et bordereaux.

Le cadre est, ici, plus récent. La Convention cadre nationale relative à la dématérialisation des titres de recette, des mandats de dépense et des factures (pièces justificatives) des collectivités et établissements publics locaux, dans sa version du 16 décembre 2005, a été officiellement publiée le 31 janvier 2006.

Les partenaires doivent privilégier l'échange de données avec le PES (Protocole d'échange standard) d'Hélios, un nouveau protocole unique de communication entre ordonnateurs et comptables. L'adoption du PES par l'ordonnateur permet, alors, au comptable du Trésor public d'offrir des services enrichis.

Le déploiement d'Hélios permettra aux collectivités et établissements publics locaux volontaires, d'associer la dématérialisation des pièces justificatives à celle des titres et des mandats, à compter de la mise en oeuvre du PES d'Hélios Version 2 (disponible à l'automne 2006).

La mise en oeuvre de cette dématérialisation est possible à certaines conditions :

- le poste comptable du Trésor chargé de la gestion budgétaire et comptable de la collectivité ou de l'établissement public local, doit avoir "migré" dans Hélios ;
- la collectivité ou l'établissement public local doit avoir intégré le PES Version 2 dans son progiciel financier ;
- la collectivité ou l'établissement public local doit opter pour la dématérialisation des titres et/ou des mandats, via le PES Version 2. Il lui suffit de remplir un simple formulaire d'adhésion au PES V2 (annexe n°3 de la convention).

• La dématérialisation des pièces initiales des marchés.

La DGCP a répondu aux conséquences de l'article 56 du Code des marchés publics (N° Lexbase : L1097DYB). En effet, une Convention cadre nationale relative à la dématérialisation des pièces justificatives des marchés publics des collectivités et établissements publics locaux, dans sa version expérimentale du 20 juillet 2005, a été publiée le 4 octobre 2005. Elle porte uniquement sur les pièces contractuelles des marchés publics (acte d'engagement, délibération, CCAP, avis de publication, procès-verbal de la commission d'appel d'offres, rapport de présentation prévu à l'article 75 du Code des marchés publics N° Lexbase : L1118DY3, etc.) transmises entre l'ordonnateur, le comptable et la chambre régionale des comptes.

Un accord local de dématérialisation conclu entre les trois partenaires, est établi dans la forme prévue à l'annexe 5 de la convention, en vue de préciser, notamment, la solution technique référencée retenue et le périmètre des documents dématérialisés.

• Les réalisations à venir du Plan d'Actions :

Enfin, Alain Foucret a conclu son intervention par une présentation des différentes réalisations à venir du plan d'actions. Seront, donc, prochainement, proposés aux acteurs différents cadres destinés à :
- dématérialiser les pièces d'exécution des marchés publics ;
- dématérialiser la maquette budgétaire ;
- dématérialiser les délibérations et arrêtés avec signature électronique ;
- dématérialiser le compte de gestion du comptable ;
- recevoir le compte administratif dématérialisé et assurer la confrontation des données budgétaires avec le compte du comptable.

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