Réf. : Circulaire du 30 juin 2005, relative à la simplification du bulletin de paie (N° Lexbase : L9377HBW)
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le 07 Octobre 2010
1.1. L'article L. 143-3 du Code du travail prévoit que, lors du paiement de la rémunération, l'employeur a l'obligation de remettre un bulletin de paie
L'article R. 143-2 du même Code (N° Lexbase : L1837G9W) précise les mentions obligatoires que ce bulletin doit contenir. La récente réforme ne bouleverse pas l'ensemble de cet article dans la mesure où, par exemple :
- les points 1° à 4° de l'article R. 143-2 afférents aux mentions relatives à l'identification de l'entreprise, du salarié, de la convention collective applicable et de la position du salarié dans la classification conventionnelle ne sont pas modifiés ;
- les points 5° à 7° mentionnant les composantes de la rémunération brute du salarié ne sont pas, non plus, changés.
L'évolution concerne, en réalité, les seules mentions relatives aux prélèvements sociaux et fiscaux opérés sur la rémunération. En effet, il semble que nombre de chefs d'entreprise, tout particulièrement dans les PME, se plaignent, de longue date, de la complexité des bulletins de paie qu'ils doivent établir et, en conséquence, de la perte d'un temps précieux mais également de la création de risques.
Si la réforme opérée conduit indéniablement à une simplification de lecture des bulletins de paie du fait du regroupement de certaines lignes, on peut s'interroger sur la réalité de l'allègement des contraintes pour les employeurs mais également sur la portée de cette réforme s'agissant de l'information donnée aux salariés.
En tout état de cause, ces préconisations sont facultatives, les employeurs désireux de conserver leur ancien système de paie en ayant la possibilité.
En réalité, la mesure de simplification représentera essentiellement une économie financière pour les entreprises externalisant la gestion de leur paie, puisque les prestations informatiques pour l'établissement de fiches de paie sont souvent facturées à la ligne. Cependant, même à ce niveau, les entreprises concernées ne devraient pas se priver de refacturer les dépenses qu'elles auront engagées pour la création de nouveaux logiciels.
1.2. La circulaire rappelle, par ailleurs (1), que des mesures générales de simplification ont été instaurées en 2004 pour les petites entreprises et associations qui emploient un nombre réduit de salariés.
Ces dispositifs proposent une aide globale recouvrant le service d'assistance à la paie.
2. La simplification du bulletin de paie : une ligne par organisme collecteur et par assiette
La réforme consiste à offrir la possibilité aux employeurs de regrouper, sur les bulletins de salaire, les diverses cotisations et contributions salariales et patronales, par assiette et par organisme collecteur.
2.1. Les cotisations et contributions salariales
La circulaire du 30 juin précise les modalités à retenir s'agissant de certaines cotisations et contributions.
Les employeurs ne pourront pas fusionner en une seule ligne les prélèvements opérés au titre des cotisations de sécurité sociale car, s'il existe un seul organisme collecteur (l'Urssaf), on rencontre, en revanche, deux assiettes. En effet, la couverture du risque vieillesse donne lieu à la perception d'une cotisation plafonnée et d'une autre déplafonnée.
En conséquence, la fusion des lignes relatives aux cotisations de sécurité sociale devra se faire de la façon suivante :
- une ligne correspondant aux cotisations plafonnées ;
- une autre correspondant aux cotisations déplafonnées. Bien évidemment, cette ligne n'aura pas besoin d'apparaître sur les bulletins de paie lorsque le salaire est inférieur au plafond.
Depuis le 1er janvier 1997, ces deux contributions ont la même assiette (2) lorsqu'elles portent sur des revenus d'activité. En conséquence, les lignes relatives à ces contributions peuvent être regroupées et leurs taux additionnés.
Toutefois, cette idée comporte une limite dans la mesure où seulement une partie de la CSG est déductible du revenu imposable (à hauteur de 5,10 %).
En conséquence, la circulaire privilégie une solution faisant apparaître deux lignes :
- l'une regroupant la CSG non déductible et la CRDS ;
- l'autre relative à la CSG déductible.
Par ailleurs, pour tous les revenus perçus depuis le 1er janvier 2005 (3), le taux de la réduction forfaitaire permettant de déterminer l'assiette de la CSG-CRDS est passé de 5 à 3 %. A ce sujet, la circulaire propose une simplification de la méthode de calcul des contributions en reportant, sur le taux, le pourcentage de l'abattement.
Ainsi, ce serait un taux de 2,813 pour la CRDS et la CSG non déductible et un taux de 4,947 pour la CSG déductible qui s'appliqueraient.
La circulaire précise toutefois que cette simplification n'est pas envisageable dans toutes les hypothèses, dans la mesure où l'abattement de 3 % ne s'applique ni aux assiettes forfaitaires ni aux indemnités journalières de base versées aux salariés en congés de maladie par les employeurs qui, en cas de subrogation, les font figurer sur les bulletins de paie.
Peut-on, en conséquence, estimer qu'il s'agit d'une véritable simplification ?
- S'agissant de la CSG-CRDS portant sur le financement patronal de prestations de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire, les employeurs sont autorisés à précompter ces contributions en une seule fois, au plus tard sur le dernier bulletin de paie de l'année, lorsque ce montant n'excède pas 1 % du plafond annuel de la Sécurité sociale par entreprise ou par établissement (soit, en 2005, 301,92 euros) (4).
Les employeurs pourront fusionner, en une seule ligne intitulée "assurance chômage (dont AGS)", les cotisations versées à l'assurance chômage mais également à l'AGS dans la mesure où les Assedics sont compétentes pour recouvrer ces deux cotisations.
Par ailleurs, les cotisations relatives aux régimes de retraite complémentaire pourront également être regroupées de la façon suivante :
- une ligne afférente aux contributions collectées par l'Arrco, à savoir les contributions dues au titre de l'Arrco et celles affectées à l'AGFF (ligne intitulée Arrco dont AGFF) ;
- une ligne afférente aux contributions collectées par l'Agirc, à savoir les contributions dues au titre de l'Agirc et celles affectées à l'AGFF et à l'Apec (ligne intitulée Agirc dont AGFF et Apec) ;
- une ligne afférente à la CET dans la mesure où, même si elle est collectée par l'Agirc, son assiette est différente des autres contributions collectées par cette association (du 1er euro à 8 du plafond annuel de la Sécurité sociale).
Les employeurs ont la possibilité de mettre en place des régimes de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire. Lorsque les salariés participent au financement de tels régimes, le précompte opéré sur leur rémunération doit clairement apparaître sur leurs bulletins de paie.
La circulaire précise, en outre, de façon générale, qu'une information claire doit également être portée sur le bulletin de paie pour toutes les retenues opérées sur les salaires et ce, quel qu'en soit le motif.
2.2. Les cotisations et contributions patronales
Depuis une loi du 2 juillet 1998 (loi n° 98-546 du 2 juillet 1998, portant diverses dispositions d'ordre économique et financier N° Lexbase : L1474AIG), il n'est plus obligatoire de faire figurer les cotisations et contributions patronales sur chaque bulletin de paie. Ainsi, leur absence est compensée par la remise d'un "récapitulatif annuel" en fin d'année ou lors du départ du salarié en cours d'année. Ce récapitulatif doit bien évidemment mentionner la nature, le taux et le montant de chaque cotisation et contribution.
Bien évidemment, les employeurs qui décident de faire figurer leurs cotisations et contributions sur les bulletins de paie mensuels des salariés pourront les regrouper selon le même principe que celui applicable aux cotisations et contributions salariales.
La circulaire précise qu'en raison des caractéristiques de la contribution solidarité autonomie créée par l'article 11 de la loi du 30 juin 2004 (loi n° 2004-626 du 30 juin 2004, relative à la solidarité pour l'autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées N° Lexbase : L5185DZ3), elle peut être fusionnée sur la ligne relative à la cotisation patronale d'assurance maladie.
Il s'agit principalement de la taxe d'apprentissage, de la participation à l'effort de construction, de la participation à la formation professionnelle continue, des contributions aux fonds national d'aide au logement, du versement transport et de la taxe de 8 %.
Ces contributions sont dues par les seuls employeurs et peuvent être regroupées en une seule ligne intitulée "Autres charges patronales".
3. Les obligations de l'employeur et l'importance de l'information à fournir aux salariés
Dès lors que l'employeur opte pour la rédaction "simplifiée" des bulletins de paie, il sera tenu de donner des informations claires et complètes à ses salariés afin que ceux-ci disposent, en réalité, des mêmes informations que celles qui étaient précédemment contenues sur leurs feuilles de paie.
Ainsi, une information détaillée sur les prélèvements opérés, le contenu exact de chaque ligne fusionnée avec, la destination, le montant et le taux des prélèvements devra :
- figurer, mensuellement, au pied du bulletin de paie ou à tout autre endroit ;
- ou être communiqué aux salariés au moins une fois par an et, le cas échéant, à la fin du contrat de travail lorsque la rupture intervient en cours d'année.
Ainsi, si ces opérations de simplification peuvent être attirantes, il ne faut pas perdre de vue qu'elles contraignent les employeurs à des opérations annuelles pouvant se révéler complexes, et ce d'autant plus que l'on ne peut exclure des modifications d'assiette et de taux des cotisations et contributions en cours d'année...
En outre, cette faculté offerte aux employeurs, à propos de la paie, ne les dispense bien évidemment pas de leurs obligations trimestrielles ou mensuelles pour procéder aux déclarations aux organismes de protection sociale ou pour établir la Ducs (déclaration unique des données sociales).
Ainsi, chaque employeur devra peser les conséquences en termes de gestion et de responsabilité que pourrait avoir une modification des méthodes d'établissement de la paie visant à fusionner des lignes et ne plus faire apparaître les cotisations et contributions patronales...
Pascale Baron
Avocate au sein du cabinet Fromont, Briens et associés
(2) Modification issue de la loi n° 96-1160 du 27 décembre 1996, de financement de la Sécurité sociale (N° Lexbase : L7090AZM)
(3) Loi n° 2004-810 du 13 août 2004 relative à l'assurance maladie (N° Lexbase : L0836GT7)
(4) Cette mesure, en faveur des PME, était déjà mentionnée dans la circulaire DSS/SDFGSS/5B n° 96/785 du 31 décembre 1996 relative aux modifications en matière de cotisations et de contributions sociale généralisée portant sur les revenus d'activité et de remplacement (N° Lexbase : L8471AIL)
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