L'exploitant d'un parc d'exposition enregistré adresse, pour chaque année civile, la déclaration du programme annuel des manifestations commerciales telles que définies à l'article 2 se tenant dans son parc, au préfet du département d'implantation de ce parc, avant le 1er octobre de l'année précédant la tenue des manifestations commerciales inscrites dans ce programme.
L'exploitant du parc déclare les principales caractéristiques de chaque manifestation commerciale, qu'il recueille auprès de son organisateur. La liste de ces caractéristiques est définie par un arrêté du ministre chargé du commerce. Lorsque la manifestation s'est tenue précédemment, ses caractéristiques chiffrées sont certifiées dans des conditions fixées par arrêté du ministre chargé du commerce. La déclaration du programme annuel est écrite, déposée ou transmise par l'exploitant du parc d'exposition par tout moyen reconnu comme faisant preuve. Elle peut être effectuée par voie électronique dans des conditions fixées par arrêté du ministre chargé du commerce. Elle donne lieu à la délivrance d'un accusé de réception, par voie postale ou électronique. Dans ce dernier cas, le préfet veille à ce que la transmission soit assurée de manière sécurisée, conformément à l'article 1316-1 du code civil. L'exploitant du parc adresse par voie postale ou électronique une copie de ce récépissé aux organisateurs des manifestations faisant l'objet de la déclaration annuelle.
Si le dossier est complet, le préfet adresse, par voie postale, un récépissé de déclaration à l'exploitant du parc d'exposition dans le délai d'un mois à compter de la réception de ce dossier. Si le dossier est incomplet, le préfet notifie à l'intéressé la liste des éléments manquants dans un délai de quinze jours à compter de la réception du dossier. A défaut de production des éléments complémentaires manquants, la déclaration ne peut faire l'objet d'un récépissé de déclaration que pour les manifestations dont le dossier est complet.
Toute modification du programme annuel ou des principales caractéristiques des manifestations qui y figurent fait l'objet d'une déclaration modificative immédiate au préfet dans des conditions identiques à la procédure initiale de déclaration du programme annuel.
La première déclaration de programme annuel peut être effectuée en même temps que la demande d'enregistrement du parc d'exposition.
En cas d'absence de dépôt de la déclaration complète dans les délais prévus au premier alinéa, les manifestations commerciales qui se tiennent dans le parc sont assujetties, suivant le cas, au régime de déclaration prévu à l'article 4 ou aux demandes d'autorisation prévues au I de l'article L. 310-2 du code de commerce. Dans ce cas, l'exploitant du parc d'exposition informe par voie postale avant le 1er novembre de l'année précédant la tenue des manifestations commerciales les organisateurs de celles pour lesquelles il n'a pas obtenu de récépissé de déclaration.