Décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises

Sauf engagement international contraire, tout acte public français destiné à être produit à l'étranger doit être légalisé. La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature de l'auteur de l'acte, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.

L'apostille, au sens de la convention de La Haye du 5 octobre 1961 susvisée, est le certificat qui atteste de la véracité de la signature de l'auteur de l'acte, de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu.

La détermination de la formalité à effectuer est fonction de l'Etat dans lequel l'acte public doit être produit.

Sont des actes publics au sens de l'article 1er :

- les actes émanant des juridictions administratives ou judiciaires, des ministères publics institués auprès de ces dernières et de leurs greffes ;

- les actes établis par les huissiers de justice ;

- les actes de l'état civil établis par les officiers de l'état civil ;

- les actes établis par les autorités administratives ;

- les actes notariés ;

- les déclarations officielles telles que les mentions d'enregistrement, les visas pour date certaine et les certifications de signatures, apposées sur un acte sous seing privé.

Sont également considérés comme des actes publics au sens de l'article 1er les actes établis par les agents diplomatiques et consulaires.

La légalisation donne lieu à l'apposition d'une signature et d'un sceau dont les caractéristiques sont définies par arrêté conjoint du ministre des affaires étrangères et du ministre de la justice.

La délivrance de l'apostille donne lieu à l'apposition d'un certificat dans les conditions fixées et selon les caractéristiques prévues à l'article 4 de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 susvisée.

Lorsque l'apostille ou la légalisation est délivrée sous forme électronique, la signature de l'autorité compétente est apposée au moyen d'un procédé de signature électronique qualifiée conforme aux exigences du décret du 28 septembre 2017 susvisé.

Le ministre des affaires étrangères et le ministre de la justice désignent par arrêté conjoint, pris après avis du président du Conseil supérieur du notariat, les présidents des conseils régionaux ou interrégionaux de notaires et les présidents des établissements d'utilité publique faisant fonction de conseil régional qui seront chargés d'accomplir les formalités de la légalisation et de l'apostille, conformément à l'article 5-2 de l'ordonnance du 2 novembre 1945 susvisée.

L'ensemble des notaires du ressort de ces conseils régionaux, conseils interrégionaux ou établissements d'utilité publique faisant fonction de conseil régional sont désignés délégués au sens de l'article 5-2 de l'ordonnance du 2 novembre 1945 susvisée pour accomplir les formalités de la légalisation ou de l'apostille.

Lorsque la formalité s'inscrit dans le cadre d'une demande d'entraide judiciaire en matière pénale, et par dérogation aux dispositions de l'article 4 :

1° La légalisation est effectuée par le ministre des affaires étrangères ;

2° L'apostille est délivrée par le procureur général près la cour d'appel dans le ressort de laquelle est établi le signataire de l'acte en question.

Une base de données nationale des signatures publiques est créée par arrêté du ministre de la justice, qui détermine les informations à enregistrer.

Les autorités publiques dont dépendent les signataires suivants alimentent d'office la base de données mentionnée à l'article 6 avec les informations relatives à ces signataires :

1° Le magistrat, chef du service du casier judiciaire national ;

2° Les officiers de l'état civil du service central d'état civil du ministère des affaires étrangères ;

3° Les officiers de l'état civil des communes de plus de 3500 habitants ;

4° Les conseillers des chambres de commerce et d'industrie ;

5° Les greffiers des tribunaux de commerce ;

6° Les notaires.

A la demande des autorités compétentes pour la délivrance des légalisations et des apostilles, toute autorité publique enregistre dans la base de données mentionnée à l'article 6 les informations relatives à tout signataire d'actes publics qui dépend d'elle.

Les données sont enregistrées par cette autorité publique dans un délai de cinq jours ouvrés à compter de la réception de la demande qui lui est adressée.

Toute autorité publique dont dépend un signataire d'actes publics susceptibles de faire l'objet de la légalisation ou de l'apostille peut, de sa propre initiative, enregistrer dans la base de données mentionnée à l'article 6 les informations relatives à ce signataire.

Les informations enregistrées dans la base de données mentionnée à l'article 6 sont mises à jour par les autorités publiques dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la prise de fonctions du signataire, de la modification ou de la cessation de ses fonctions.

Les demandes de délivrance de la légalisation ou de l'apostille concernant les actes publics établis sous forme électroniques sont adressées par voie dématérialisée aux personnes chargés d'accomplir ces formalités mentionnées aux articles 4, 5 et 20.

Les demandes concernant les actes publics non dématérialisés sont adressées aux mêmes personnes par courrier ou par présentation physique à leur guichet.

La légalisation ou l'apostille est délivrée par l'autorité compétente dans un délai de trois jours ouvrés à compter du jour où les informations nécessaires à son traitement sont disponibles dans la base de données mentionnée à l'article 6.

Un notaire ne peut délivrer la légalisation et l'apostille pour un acte qu'il a lui-même établi ou qui a été établi par un autre notaire exerçant au sein du même office, ou pour un acte qui contient quelque disposition en sa faveur ou en faveur d'un autre notaire de l'office.

Un notaire ne peut délivrer la légalisation ou l'apostille pour un acte auquel un de ses parents ou alliés, en ligne directe, quel que soit le degré, ou en ligne collatérale jusqu'au degré d'oncle ou de neveu inclus, est partie, ou qui contient quelque disposition en sa faveur.

Les légalisations et apostilles sont délivrées par voie électronique lorsque l'autorité compétente dispose des moyens techniques nécessaires. Dans le cas contraire, elles sont délivrées sur support papier.

Lorsque la formalité a été délivrée par voie électronique, une impression sur support papier est fournie au destinataire sur simple demande de sa part.

Dans le cadre de sa mission, l'autorité compétente peut réaliser une copie numérisée d'actes publics présentés sur format papier. La copie numérisée ne peut être valablement produite sur le territoire national.

Si cela est exigé par l'autorité devant laquelle l'acte doit être produit, l'impression de la formalité sur support papier peut faire l'objet de l'apposition d'un cachet manuel et d'une signature manuscrite par l'autorité compétente.

Par dérogation aux dispositions de l'article 13, l'autorité compétente appose la légalisation ou l'apostille sur les extraits ou les copies intégrales d'actes de l'état civil délivrés par les officiers de l'état civil lorsqu'il s'agit d'une condition à leur admission par l'autorité étrangère destinataire.

La délivrance des formalités donne lieu à une redevance dont les modalités sont fixées par arrêté conjoint du ministre de la justice et du ministre des affaires étrangères.

Le Conseil supérieur du notariat tient un fichier électronique dans lequel il enregistre l'ensemble des légalisations et des apostilles délivrées sous forme électronique par les notaires mentionnés à l'article 4.

Les formalités électroniques délivrées par les autres autorités compétentes sont également enregistrées dans ce registre.

Le fichier peut être consulté sans frais par les autorités étrangères destinataires des actes apostillés ou légalisés, incluant les ambassadeurs et les chefs de postes consulaires, ou leurs délégués, établis en France, ainsi que par les ministres chargés des affaires étrangères et de la justice.

Les autorités compétentes pour délivrer la légalisation et l'apostille informent le ministre de la justice de toutes difficultés rencontrées lors de la délivrance de ces formalités.

Le Conseil supérieur du notariat transmet chaque année au ministre de la justice les données statistiques relatives au traitement des demandes de légalisation et d'apostille, dans les conditions précisées par un arrêté du ministre de la justice.

Le présent décret est applicable en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française, dans les îles Wallis et Futuna et dans les Terres australes et antarctiques françaises, à l'exception des articles 4 et 12.

Les formalités de l'apostille sont accomplies, pour les actes dont les signataires sont établis dans les ressorts des juridictions citées ci-dessous :

- en Nouvelle-Calédonie, par le procureur général près la cour d'appel de Nouméa ;

- en Polynésie française par le procureur général près la cour d'appel de Papeete ;

- dans les îles Wallis et Futuna, par le président du tribunal de première instance de Mata Utu ;

- dans les Terres australes et antarctiques françaises, par le procureur général près la cour d'appel de Saint-Denis de la Réunion.

Les formalités de la légalisation des actes dont les signataires sont établis en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie françaises, dans les îles Wallis et Futuna ou dans les Terres australes et antarctiques françaises sont accomplies par le ministre des affaires étrangères.

Le chapitre III du présent décret entre en vigueur le 1er janvier 2023.

Les autres dispositions du présent décret entrent en vigueur le 1er septembre 2023. A cette même date, est abrogé le décret n° 2007-1205 du 10 août 2007 modifié relatif aux attributions du ministre des affaires étrangères, des ambassadeurs et des chefs de poste consulaire en matière de légalisation d'actes.

Le ministre de l'Europe et des affaires étrangères, le ministre des outre-mer et le garde des sceaux, ministre de la justice, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.