[Questions à...] Plan numérique : "Notre ambition a été d'offrir un panel de services plus complets avec un objectif d'interopérabilité "- Questions à Sandrine Vara, Présidente de la Commission Numérique du CNB

Il s’agissait d’une promesse très attendue de la mandature de Christiane Féral-Schuhl, présidente du CNB, le plan numérique développé par le CNB et, particulièrement par sa commission numérique, va enfin voir le jour.

Sandrine Vara, Présidente de la Commission Numérique du CNB, a accepté de revenir, pour Lexradio et pour Lexbase Avocats, sur les enjeux de ce plan et sur les nouveautés numériques dont les avocats pourront se saisir dans les prochaines semaines.

⇒ Cette interview est également à retrouver en podcast sur www.lexradio.fr

Lexbase Avocats : Quel a été le processus mis en place par le CNB pour dessiner ce plan numérique ?

Sandrine Vara : Pour construire le plan numérique, nous avons commencé, comme traditionnellement en début de mandature, par faire le bilan de ce qui avait été réalisé par le passé et de nos ambitions. Nous avons identifié les services numériques existants déjà mis à disposition par le CNB et nous avons imaginé ce qui pourrait venir en complément enrichir cette offre. Le plan s'est construit avec les élus de la commission numérique qui connaissent ces outils en tant que praticien mais qui ont aussi des pratiques très diverses. Cela a d’ailleurs été une réelle complémentarité à l’heure de servir tous les exercices professionnels, que ce soit l'activité de conseil, l’activité judiciaire ou l'activité des modes amiables.

Nous avons, ensuite, défini une trajectoire avec des ambitions, soit de refonte d’outils, soit de création de nouveaux outils avec comme objectif constant d'accompagner la transformation numérique de la profession d'avocat et d’accompagner les avocats dans l'appropriation de ces outils.

La démarche que nous avons eu au sein de la commission a été une démarche collaborative. Nous avons, en effet, construit différentes communautés d'avocat pour nous aider dans nos travaux parce que nous avons estimé que personne mieux qu’un avocat ne pouvait savoir ce dont il avait besoin. Nous avons donc créé des clubs utilisateurs par outil ou par domaine. Ces clubs étaient ouverts à tous les avocats, quelle que soit leur pratique professionnelle et leur niveau en matière informatique. Nous nous sommes enrichis des idées de terrain qu'ils ont remonté.

Nous avons également constitué une communauté de bêta-testeurs au moment des mises en service.

Nous avons enfin, bien sûr, repris et enrichi la communauté des formateurs que nous avons renommé les « ambassadeurs du numérique ». Ils sont nos relais dans les barreaux pour nous aider à la formation des avocats à travers le territoire.

Lexbase Avocats : Est-ce que le contexte sanitaire récent a eu un impact a sur le chantier ?

Sandrine Vara : Nécessairement, il y a eu un impact car les travaux ont dû parfois être suspendus. Nos interlocuteurs, notamment à la Chancellerie, ont été pris par des sujets plus « quotidien » notamment sur le maintien d'activité. Cela a aussi été le cas de la commission puisque dès le confinement nous avons dû travailler, en concertation avec la Chancellerie, à mettre en place des process et des outils permettant la continuité d'activité, principalement en matière pénale mais également dans les autres types de contentieux pour maintenir une activité judiciaire. Nous avons dû concentrer beaucoup d’efforts sur la continuation d’activité pendant mais aussi après le confinement.

Pendant cette période d’inertie, nous n’avons pas pu conduire tous les tests que nous souhaitions car les juridictions étaient forcément plus occupées à essayer de maintenir une activité qu’à participer à des tests pour les barreaux. Cela a donc eu un impact mais je pense qu'il a été finalement assez minime et qu'on a réussi à tenir l'objectif qui était de sortir les plateformes pour cet automne.

Lexbase Avocats : Est ce que vous pouvez nous détailler les nouveautés de ce plan numérique ?

Sandrine Vara : Le plan numérique est à plusieurs niveaux. Il y a un premier niveau qui n’est pas très visible mais très important et un autre niveau plus visible c’est-à-dire les plateformes créées.

Dans ce qui n'est pas très visible mais indispensable au bon fonctionnement quotidien, il y a une brique qui est extrêmement importante, c'est l'infrastructure. Pendant notre mandature, nous avons construit une infrastructure dédiée pour le Conseil National des Barreaux avec l’objectif de garantie de sécurité, de performance et de disponibilité. Le tout, évidemment, en conformité avec le RGPD.

Cela est invisible pour la profession mais cela va permettre aux outils d'être plus performants. Nous avons donc construit des bonnes fondations pour appliquer de nouveaux services ou des services refondus qui eux sont plus visibles.

Le premier outil qui est sorti est la plateforme de « fédération des formations continues ». Il s’agit d’une plateforme qui permet de recenser toutes les formations dispensées dans les barreaux, dans les centres régionaux de formation et parmi les formateurs éditeurs. Cette plateforme a été mise en service en 2019. Nous avons aussi la plateforme « Avoventes » qui a été mise en service au premier semestre. Il s’agit d’une plateforme destinée à faire de la publication de ventes judiciaires.

Nous avons aussi des outils en cours de sortie. D’abord, la plateforme « avocat.fr ». La plateforme de consultation a fait l’objet d’une refonte graphique pour la partie backoffice et a été mise en service le 1er octobre dernier. Nous avons également parmi les nouveautés, sortie le mercredi 7 octobre, la plateforme de signature des actes sous signature privé. Il s’agit d’une plateforme de signature électronique que nous mettons en œuvre pour les avocats, principalement pour ceux qui exercent en matière de conseil. Enfin, le 21 octobre, sortira la nouvelle plateforme « e-Barreau », une nouvelle interface de communication électronique avec les juridictions.

Cette sortie s'accompagne également de la sortie concomitante de la plateforme de « médiation dématérialisée » que nous avons complètement intégré à « e-Barreau » pour que cela soit parfaitement interopérable. Cette plateforme permettra de faire de la médiation dématérialisée avec la possibilité de la réaliser en visio.

Nous aurons également, au mois de novembre, une refonte graphique de la plateforme des actes d'avocats électroniques « e-Actes ».

Lexbase Avocats : Comment ces nouveautés vont-elles concrètement changer le quotidien des avocats ? Pourquoi était-il nécessaire de repenser le système du RPVA et de e-Barreau ?

Sandrine Vara : Notre ambition a été d'offrir un panel de services plus complets avec un objectif d'interopérabilité. Nous avons souhaité servir tous les exercices professionnels et permettre à l'avocat, quel que soit son secteur d'activité, de disposer des outils qui allaient lui permettre de mieux travailler, de travailler plus rapidement et de répondre à ses besoins.

Il a fallu repenser « e-Barreau » car le RPVA, le réseau privé virtuel avocat, a été créée en 2007 et la première plateforme qui a été mise en service sur ce réseau a été la plateforme « e-Barreau ». C’est la raison pour laquelle lorsque nous parlons d’« e-Barreau » il est souvent dit « RPVA » car il y a une confusion dès l’origine.

En réalité, le réseau privé virtuel des avocats, s’est enrichi, au fur à mesure des années, de plusieurs services que j'évoquais précédemment, notamment les actes d'avocats électronique, la plateforme de consultation, etc..

S'agissant plus particulièrement de « e-Barreau », il s’agit d’une plateforme conçue en 2007 pour permettre des échanges sécurisés entre les juridictions. Elle a été créée à un moment où la communication électronique n'était pas encore obligatoire. Elle l’est devenue progressivement, d'abord devant les cours d'appel et, maintenant, devant les tribunaux judiciaires. Les pratiques ont donc évolué et la communication électronique s'est généralisée de manière obligatoire et de manière facultative dans d'autres matières que la matière civile.

On sait qu’une application qui date de 2007 est une application très vieillissante qui ne répond pas forcément aux besoins actuels en matière de communication électronique. Nous avons donc décidé de repartir d’une feuille blanche et d’essayer d'imaginer comment se présenterait cette plateforme si nous devions la créer aujourd’hui.

Nous avons ainsi construit la nouvelle plateforme en ayant un regard un petit plus large que la communication en elle-même, c'est-à-dire l'échange de messagerie. Nous sommes partis du principe qu’avant un message, il y a nécessairement un dossier.

Le point de départ de notre réflexion a donc été le dossier dématérialisé avec une volonté de créer une plateforme qui puisse servir toutes les étapes de la vie du dossier, de la consultation à l’étape contentieuses et, éventuellement, de la médiation judiciaire. Ce dossier dématérialisé va s’interfacer avec la communication électronique avec les juridictions puisque nous conservons ce module d'échange électronique mais sous le prisme du dossier. Cela va nous permettre de centraliser dans ce dossier l'ensemble des documents qui sont échangés au cours de la procédure dont, notamment, les conclusions et les pièces.

Jusque-là, il n’y avait pas de système de centralisation de documents, « E-barreau » n’étant qu'une messagerie. Il y avait une obligation pour chaque avocat de télécharger les pièces jointes et de les enregistrer sur son ordinateur ou dans son logiciel métier pour en conserver une copie. Désormais, nous aurons une copie stockée sur la plate-forme « e-Barreau » qui aura l’avantage non négligeable en cas de succession d'avocat dans un dossier de récupérer l'antériorité du dossier et des documents échangés dans le cadre de la procédure. Il s’agit d’une grande nouveauté car actuellement en cas de succession dans un dossier, nous n’avons aucun élément d’historique. Cela facilitera donc le travail de recoupement, notamment dans les dossiers où il y a beaucoup d'interlocuteurs.

Lexbase Avocats : Certains avocats sont moins familiers avec l’utilisation de plateforme en ligne. Est-ce que vous pensez qu’ils pourront s’adapter facilement à ces nouveaux outils ?

Sandrine Vara : L’usage de la nouvelle plateforme sera assez différent de l'usage actuel mais les avocats devraient pouvoir se l'approprier assez facilement. Nous avons effectivement essayé d’avoir une pratique dématérialisée plus conforme à la pratique actuelle. Nous avons énormément travaillé sur l'ergonomie et l'expérience utilisateur pour fluidifier le parcours de l'avocat sur la plate-forme.

Bien évidemment, nous ne laissons pas les avocats s'approprier seuls ces outils. Afin de les accompagner, nous finalisons actuellement la création de plusieurs vidéos « tutos » mais également des manuels d'utilisation.

Pour ceux, par exemple, qui utilisent des logiciels « métier » pour leur communication électronique ils pourront l’utiliser de la même façon mais s’ils veulent passer à la nouvelle plate-forme, ils le pourront, également, en étant accompagné des manuels d'utilisation.

Dans tous les cas, pour ces nouveaux services, nous comptons beaucoup sur les ambassadeurs du numérique qui sont nos relais dans les barreaux. Notre mission a été de les former afin qu’à leur tour ils puissent accompagner, former les avocats à l'utilisation de ces nouveaux outils. Cela nous a permis de mieux mailler le territoire afin d’avoir des formateurs dans tous les barreaux. Par exemple à Lyon, nous avons, avec les ambassadeurs, organisé des sessions de formation pour fin octobre et novembre. Il s’agira de compléments à l'action du CNB parce que même si on essaye de penser les outils de la manière la plus fluide, la plus simple et la plus ergonomique, avec une prise en main facile, cela reste un changement et suppose nécessairement un accompagnement.

Lexbase Avocats : On sait que le nouveau site de "Légifrance" a connu quelques anomalies de fonctionnement lors de son lancement, avez-vous les mêmes craintes à quelques jours des lancements des nouvelles plateformes ?

Sandrine Vara : Évidemment, c'est une crainte ! Tous ceux qui ont mis en service une plate-forme numérique l’ont eu. Ceci étant dit, la plate-forme « e-Barreau » n’est pas totalement inconnue car nous l’avons déjà testée auprès de différentes communautés. Jusqu’à présent nous avons eu des retours assez positifs. Nous avons, également, fait un pilote en juridiction en partenariat avec le barreau de Nice au mois de février et cela s'est très bien passé. Les avocats ont très bien accueilli la nouvelle plateforme.

Nous sommes donc plutôt positifs bien que le risque zéro n'existe pas et encore aujourd’hui, quelques jours avant la sortie, nous continuons de passer en revue tous les écrans, toutes les procédures pour vérifier qu'on a bien tout balayé.

Si anomalie il devait y avoir, l’objectif est que nous soyons réactifs. Nous sommes, d’ailleurs, en train de finaliser l'interface de signalement des anomalies. Même si on se veut le plus exhaustif possible, le risque zéro n'existe pas. Nous allons mettre en place des systèmes de remonté d'alerte d'anomalies pour les corriger le plus rapidement possible. La plate-forme a, de toute façon, vocation à être évolutive. La nécessité de repenser la première plate-forme a été dictée par le fait que nous ne pouvions plus la faire évoluer. La nouvelle plate-forme a, elle, vocation à constituer un premier socle lors de sa sortie mais, également, à s'enrichir de différentes évolutions et à répondre plus rapidement aux éventuelles évolutions législatives ou réglementaires.

Donc, bien sûr, nous craignons des couacs à la "Légifrance" mais je reste toutefois assez sereine parce qu'on a vraiment beaucoup testé la plate-forme et que nous avons mis en place ce qu'il faut pour pouvoir réagir en cas de difficultés.

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