Les procès-verbaux des séances sont signés par le président. Ils sont transmis dans un délai de quinze jours au préfet du, ou des départements, dans lequel est situé le secteur. Ils sont conservés dans un registre spécial au siège de la conférence.
Ce registre est tenu à la disposition des membres de la conférence qui peuvent le consulter sur place et obtenir des copies ou des extraits des procès-verbaux ; ces copies ou extraits ne peuvent être utilisés que sous réserve du respect de l'obligation de discrétion professionnelle et, le cas échéant, des prescriptions de l'article 378 du code pénal.