La faculté est offerte aux sociétés de tenir une assemblée générale hors la présence physique des associés/actionnaires si la tenue de cette assemblée est impossible compte tenu d’une mesure administrative restrictive (confinement/rassemblement). La convocation des associés à cette assemblée générale dématérialisée implique qu’ils en, soient préalablement informés.  

Par dérogation au Code de commerce et/ou aux statuts de la société, les associés peuvent participer et voter aux assemblées générales : par conférence téléphonique (ou audiovisuelle) ou par consultation écrite (par tous moyens et notamment par DocuSign). Cette décision appartient à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation). 

Les associés s’ils n’ont pas l’obligation d’être présents conservent leur droit de participer et de voter. La société dispose de deux options pour tenir son assemblée générale soit avec la présence dématérialisée de ses participants, soit en leur absence.

⇒ Option 1 : Présence dématérialisée à l’assemblée

Les membres participent et votent à l’assemblée générale par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle qui sont les modes aménagées par l’ordonnance. Cette faculté de participation dématérialisée est ouverte lorsque ce mode n’est pas prévu par la loi. Lorsque ce mode de participation est déjà prévu par la loi, les conditions en principe exigées sont neutralisées de même que toute clause contraire des statuts. Pour recourir à la participation dématérialisée, il est nécessaire de :

• disposer des moyens techniques adéquats ;

• pouvoir s’assurer de l’identification des membres et garantir leur participation ;

• transmettre au moins les voix et retranscrire de manière continue et simultanée les délibérations.

 

Sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres votant lors de la conférence téléphonique ou audiovisuelle. Cette dérogation concerne non seulement les associés mais également tous les autres membres ayant le droit d’y assister (CAC, membre CE)). 

 

A savoir. L’application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (ou l’avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

 

La consultation écrite demeure le second mode alternatif de « participation » à l’assemblée mas cette fois-ci en l’absence de ses participants. Ce mode a été étendu par le nouveau dispositif lorsqu’il n’est pas prévu par la loi. Lorsque ce mode de participation est déjà prévu par la loi, les conditions en principe exigées sont neutralisées de même que toute clause contraire des statuts ou du contrat d’émission.

 

A savoir. Le recours à l’acte sous-seing privé n’est pas prévu par l’ordonnance et n’a donc pas été étendu à toutes les assemblées.

 

Cette assemblée est convoquée par l’organe compétent ou son délégataire par tous moyens permettant d’assurer l’information effective de : la date, l’heure et les conditions dans lesquelles les membres pourront exercer leur droit de vote (conditions de la conférence téléphonique ou audiovisuelle/ indications pratiques d’accès à cette conférence). Si des formalités ont été accomplies avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance, le mode de participation initialement envisagé peut être modifié. Si l’organe compétent décide de tenir une assemblée hors la présence de ses membres et décide d’utiliser l’un des modes alternatifs de participation : il doit en informer les associés par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres au moins 3 jours ouvrés avant la date de l’AG.

 

Les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées tandis que celles restant à accomplir doivent être accomplies.

 

Prorogation des règles particulières de tenue des AG. Ces nouvelles dispositions sont exceptionnelles et temporaires. Elles sont applicables rétroactivement à compter du 12 mars, et jusqu’au 30 novembre 2020 (décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020).

 

 

 

L’ensemble des délais impartis aux différents organes des sociétés pour présenter les documents sociaux et soumettre les comptes à l’approbation des associés/actionnaires sont prorogés.   

⇒ Le rapport du directoire

Le délai imparti au directoire pour présenter au conseil de surveillance les documents mentionnés au deuxième alinéa de l'article L. 225-100 du Code de commerce est prorogé de 3 mois. Cette prorogation ne s'applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

 

⇒ Pour le liquidateur

Le délai d’établissement des comptes annuels et des documents joints lorsque ces documents doivent être établis par le liquidateur en vue de l’inventaire est prorogé de 3 mois à condition que la société clôture son exercice entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

 

⇒ Pour les sociétés établissant des comptes prévisionnels

Les délais imposés aux conseils d’administration, directoires, ou gérants des sociétés comptant 300 salariés ou plus ou dont le mont net de chiffre d’affaires est égal à 18 millions d’euros pour établir en application de l’article L. 232-2 du Code de commerce une situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible, un compte de résultat prévisionnel, un tableau de financement et un plan de financement prévisionnel, sont prorogés de 2 mois. Cette prorogation s’applique également aux documents relatifs aux comptes sociaux ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

 

⇒ Pour les organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique

Le délai imposé aux organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique pour produire le compte rendu financier prévu par le sixième alinéa de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000, relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations (N° Lexbase : L0420AIE), est prorogé de 3 mois. Cette prorogation s’applique également aux comptes rendus financiers relatifs aux comptes clôturés entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

 

⇒ Extension du dispositif en Outre-mer

Ce dispositif exceptionnel est rendu applicable dans les iles Wallis-et-Futuna. Il rend également applicable le dispositif relatif aux organismes de droit privé bénéficiaires de subventions versées par les administrations de l'Etat et leurs établissements publics en Polynésie française et en Nouvelle-Calédonie.

Le délai d’approbation des comptes annuels des sociétés pour celles clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire est prorogée de 3 mois. Cette prorogation ne s'applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020. Par exception, si la société est une SA, la prorogation ne s’applique que si la société clôture son exercice entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.